La suscripción de informes es un recurso que permite a los usuarios con el permiso adecuado configurar el envío automático de informes por correo electrónico con base en una programación definida.
Este recurso es una herramienta poderosa para garantizar que la información importante se entregue de manera consistente y puntual, y facilita el análisis de datos para los usuarios que prefieren recibir la información por correo electrónico sin necesidad de acceder al portal.
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Administración de suscripciones de informes
En el menú de administración de suscripciones de informes, puede visualizar qué informes tienen suscripciones activas y hacer seguimiento de la frecuencia con la que se envían.
Esta funcionalidad ofrece una visión detallada de las suscripciones existentes, lo que facilita la administración y la supervisión, y garantiza que siempre esté al día sobre las suscripciones creadas.
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Además, en este mismo menú, al hacer clic en Acciones, puede quitar suscripciones de informes y editar la información existente.
Cómo crear una suscripción de informes
Para crear una suscripción de informe desde el portal de informes, el usuario debe tener activado el permiso “Puede administrar suscripciones de correo electrónico” en su perfil o grupo.
Al hacer clic en Archivo > Suscribirse al informe, se mostrará una pantalla donde el usuario puede configurar la suscripción del informe. En esta pantalla, es posible definir el nombre de la suscripción y completar los campos del correo electrónico, incluido el título que se mostrará al usuario y el mensaje en el cuerpo del correo.
Además, puede agregar destinatarios, lo que permite incluir múltiples correos electrónicos separados por comas (asegúrese de que los correos estén registrados en el portal y tengan acceso al informe).
También es posible elegir el formato del informe, que puede ser PDF o PowerPoint, y configurar los parámetros de fecha para la suscripción, especificando la frecuencia y las fechas de envío.
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Al configurar su suscripción de informe, es necesario guardarla y habilitar la regla para que funcione según lo planeado. Para ello, marque la casilla de verificación correspondiente, que se pondrá azul cuando esté activada.
Después de completar estos pasos, su suscripción se habrá creado con éxito.
Puntos importantes de la suscripción de informes.
- Todos los destinatarios deben estar registrados en el portal y tener acceso al informe.
- Al hacer clic en guardar la suscripción, no olvide habilitarla.
- Si el informe utiliza Row-Level Security (RLS), la configuración debe ser correcta para garantizar que los datos estén adecuadamente filtrados para cada destinatario.
Soporte para Row-Level Security (RLS)
Si utiliza la funcionalidad de suscripción de informes en Power Embedded y necesita garantizar la seguridad con las reglas de RLS (Row-Level Security), esta novedad es para usted.
Ahora Power Embedded ofrece una solución robusta para ello. Esta funcionalidad, conocida como Data-Driven Subscription, permite una distribución de informes que respeta las reglas de seguridad de los datos de forma más segura.
Cómo funciona la RLS en la suscripción de informes
El sistema crea un informe individualizado para cada usuario con base en las reglas de RLS configuradas. Esto significa que cada informe enviado por correo electrónico se filtra específicamente para mostrar solo los datos que el usuario está autorizado a ver, según lo definido por la RLS.
Con la Data-Driven Subscription, la seguridad se garantiza mediante la generación de archivos para cada destinatario. Esto asegura que las reglas de RLS se apliquen de forma rigurosa, tanto en el contenido del informe como en el acceso al archivo recibido por correo electrónico.
Suscripción de informes con RLS vs Dynamic Subscription
En Power BI Pro, esta funcionalidad análoga se denomina Dynamic Subscription.
En este enfoque, el administrador configura un filtro de datos para cada usuario, pero la seguridad no es tan robusta como la de Power Embedded. Esto se debe a que, aunque el informe enviado por correo electrónico se filtre según el filtro aplicado, los usuarios aún pueden acceder al informe directamente en el servicio de Power BI y visualizar todos los datos, dependiendo de los permisos otorgados.
En Power Embedded, la RLS aplicada en la suscripción del informe es la misma que se utiliza para filtrar los datos cuando el usuario abre el informe normalmente. El usuario no puede ver los datos sin la RLS.